Audyt weryfikujący - standardyetycznePL
Menu główne:
AUDYT
Coraz większa liczba firm spotyka się z wymaganiem poddania się audtowi weryfikującemu stopień zgodności codziennych praktyk panujących w zakładzie z wymaganiami kodeksów etycznych wskazywanych przez klientów tych firm. Przed każdy audytem przedsiębiorstwo proszone jest zwykle o wypełnienie kwestionariuszy samooceny związanej z danym kodeksem etycznym. Niezbędne jest to ze względu na konieczność dopasowania czasu audytu do wielkości zatrudnienia lub charakteru produkcji, a ponadto daje audytorowi możliwość przygotowania się do audytu. Każdy standard etyczny posiada swoje uregulowania odnośnie czasu trwania audytu i zasad przeprowadzania. Nalezy wspomnieć, że coraz więcej międzynarodowych firm wymagających audytu na godność ze SMETĄ, wymaga aby audyt przeprowadzony został przez audytora zrzeszonego w organizacji APSCA (Association of Proffessional Social Compliance Auditors). Można przyjąć, że standardowy plan audytu wygląda następująco:
1. spotkanie otwierające
Podczas spotkania otwierającego w audytowanym zakładzie, audytor/audytorzy spotykają się z przedstawicielami najwyższego kierownictwa lub właścicieli przedsiębiorstwa. Dobrze jest gdy w spotkaniu tym udział biorą przedstawiciele działu kadr (płaca, czas pracy, rekrutacja pracowników), specjaliści z zakresu BHP i PPOŻ, kierownik produkcji i przedstawiciele pracowników (rady pracowniczej lub związków zawodowych). Powinna nastąpić prezentacja przedstawicieli audytowanego przedsiębiorstwa, omówienie głównych obszarów działalności przedsiębiorstwa, lokalizacji zakładu lub magazynów, potwierdzenie liczby zatrudnionych pracowników, omówienie zakresu i organizacji prowadzonej produkcji, prezentacja audytorów oraz uzgodnienie i potwierdzenie planu audytu. Przedstawiciele firmy powinni również zobowiązać audytora do zachowania tajemnicy i uzgodnić zakres oraz tryb wykonywania dokumentacji fotograficznej przez audytora.
2. wizyta w obszarach związanych z prowadzoną działalnością
Podczas obchodu obszarów związanych z produkcją i magazynowaniem weryfikowane są praktyki występujące w zakładzie a związane z zatrudnianiem nieletnich i dzieci, stosowanie środków indywidualnej i grupowej ochrony zdrowia, zagadnienia związane z ochroną przeciwpożarową (oznakowanie i dostęp do gaśnic, hydrantów, wyjść ewakułacyjnych), oraz przestrzeganie ładu i porządku w miejscu pracy. Audytor może zadawać pytania napotykanym pracownikom odnośnie np. rodzajów sygnałów alarmowych stosowanych w zakładzie czy czasu pracy. Może również podczas tego obchodu wybrać osoby na spotkania indywidualne i grupowe pracowników bez obecności przedstawicieli kierownictwa. Wizytacji podlegają rówież szatnie pracownicze, stołówki i węzły sanitarne. Audytowi poddawane są także pomieszczenia przekazywane okresowo podwykonawcom lub innym firmom świadczącym dla audytowanego zakładu prace (np. budowlane, porządkowe, ochrona itd.). Jeśli na terenie audytowanego zakładu przebywają pracownicy podwykonawców czy agencji pracy tymczasowej to firmy te również podlegają kontroli, a niezgodności stwierdzone w tych firmach idą na konto audytowanego zakładu.
5. czas własny audytora
To już prawie końcowy etap audytu. Audytor pracuje sam i przeprowadza podsumowanie stwierdzonych niezgodności, mocnych i słabych stron audytowanego przedsiębiorstwa pod względem wymagań standardu, który został zastosowany w trakcie audytu. Przygotowywane są karty niezgodności i działań naprawczych. Zaangażowanie zakładu w tym etapie audytu jest znikome
6. spotkanie zamykający
Na spotkaniu zamykającym w zasadzie dobrze jest aby lista uczestników pokrywała się ze składem spotkania otwierającego. W agendzie tego spotkania powinny znaleźć się zarówno podsumowanie stwierdzonych niezgodności, jak i podkreślenie dobrych praktyk stosowanych w zakładzie. Audytor powinien przekazać informacje na temat dalszego postępowania z raportem poaudytwym jak i kartami niezgodności. Warto jest również uzgodnić zakres dokumentacji fotograficznych wykonanych przez audytora podczas wizyty w zakładzie.
Audytor powinien podczas tego spotkania uzgodnić wszystkie stwierdzone niezgodności, aby późniejszy raport nie był zaskoczeniem dla audytowanego zakładu. Na spotkaniu tym wszystkie stwierdzone niezgodności powinny być omówione z podaniem konkretnych przykładów, a nastepnie przedstawiciele najwyższego kierownictwa powinni zdeklarować działania naprawcze i czas ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne. W niektórych procedurach audytowych, jeśli zostaną stwierdzone niezgodności krytyczne np. dzieci zatrudniane przy produkcji, czy łamanie zasad BHP zagrażające zdrowiu i życiu pracowników, audytor musi w ciągu 24 godzin poinformować stosowną organizację zarządzającą platformą audytową lub klienta który zlecił przeprowadzenie audytu. Audytor na spotkaniu zamykającym powinien poinformować przedstawicieli audytowanego przedsiębiorstw.
3. przegląd dokumentacji
Jest to chyba najbardziej złożony i najtrudniejszy etap audytu. Weryfikacji poddawana jest dokumentacja na ogół z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających audyt. Szczególnej uwadze podlegają okresy szczytu produkcji (jeśli występuje sezonowość produkcji). Audytor przegląda wyrywkowo rejestr czasu pracy, paski wynagrodzeń, dokumentację związaną z BHP i PPOŻ, karty charakterystyki substancji niebezpiecznych stosowanych w zakładzie, atesty środków ochrony indywidualnej i zbiorowej, atesty i dopuszczenie dźwigów, wind, urządzeń ciśnieniowych, karty szkoleń obowiązkowych pracowników, zatwierdzenie zawartości apteczki pierwszej pomocy, Przeglądane są również teczki pracownicze dla potwierdzenia wieku pracowników, poświadczeń badań lekarskich, kwalifikacji i uprawnień wymaganych na pełnionych stanowiskach, rodzaju zawieranych umów pracowniczych. Weryfikacji mogą być poddawane również dokumentacje potwierdzające okresowe przeglądy i pomiary instalacji elektrycznej oraz np. raporty z okresowych próbnych ewakuacji pracowników. Widzimy, że wiedza i doświadczenie audytora powinny być naprawdę olbrzymie. Audytor może w trakcie przeglądu dokumentacji powracać do hal produkcyjnych lub magazynowyuch dla potwierdzenia przestrzegania ustalonych w dokumentacji reguł pracy. Weryfikowane są również praktyki zakładu związane z ochroną środowiska oraz działaniem na rzez lokalnego społeczeństwa. Może się również pojawić pytanie o wcześniejsze audyty związane ze standardami etycznymi. Jeśli takie audyty były przeprowadzone, audytor zapewne poprosi o kopię dokumentacji związnej z wynikami takich audytów
4. rozmowy z pracownikami
Zmieniające się standardy etyczne wskazują na konieczność przeprowadzenia spotkań audytora z pracownikami również bez obecności kadry kierowniczej. Spotkania indywidualne i grupowe mają być przeprowadzone w pomieszczeniu najbliższym obszarom produkcji czy magazynowania, aby ograniczyć czas odrywania pracowników od zajęć. Pomieszczenie powinno zapewnić dyskrecję pracownikom i nie powinno zwiększać stresu pracowników (bo np. jest to pomieszczenie dyrektora zakładu). Audytor wybiera ustaloną przez procedury auydytowe liczbę pracowników i przeprowadza ktrótkie rozmowy dotyczące między innymi czasu pracy, stosowanych środków ochrony osobistej, sygnałów alarmowych ustalonych w zakładzie, ostatnich wypadków przy pracy, relacji z osobami nadzorującymi pracę tych osób, relacje z działem kadr, itd.
Wyniki tych rozmów powinny być zapisywane ogólnie w sposób zapewniający anonimowość wypowiedzi pracowników. Pracownicy po wyjściu z takiego spotkania nie mogą być przepytywani na tę okoliczność przez swoich przełożonych
Koniec audytu to nie koniec pracy dla audytowanej firmy
Wprawdzie audyt dobiegł końcowi, ale dla audytowanej firmy to nie koniec zadań związanych z audytowanym kodeksem etycznym. Jeśli podczas audytu stwierdzono jakieś niezgodności, to firma powinna wprowadzić działania korygujące i w ustalonych z audytorem terminach, przekazać informację na ich realizację. Audytor czy też firma audytująca, weryfikuje przesłane dowody na wykonanie działań naprawczych. Czasami dla weryfikacji przeprowadzonych działań naprawczych niezbędna jest kolejna wizyta audytora i przeprowazenie re-audytu ale w zakresie dotyczącym tych działań.
Pamiętajmy, że każdy audyt oparty jest na próbie i losowości. Audytor nie musi weryfikować każdego obszaru z jednakową precyzją. Wyniki audytu przeprowadzanego przez dwóch różnych audytorów, w różnych terminach z zastosowaniem tej samej normy mogą się nieznacznie różnić.
