Przygotowania do audytu - standardyetycznePL
Menu główne:
Przygotowania do audytu
Audyt powinien stanowić dla organizacji szansę na niezależną i zewnętrzną weryfikację tego co się dzieje wewnątrz murów firmy. Postrzeganie audytu jako zagrożenia np. zerwaniem współpracy nie stanowi dla pracowników motywacji do doskonalenia swojego warsztatu pracy, a niejednokrotnie powoduje wiele stresujących sytuacji pomiędzy pracownikami firmy a audytorami zewnętrznymi. Najlepsze efekty uzyskuje przedsiębiorstwo, w którym top management pielęgnuje atmosferę otwartości na pomysły innowacyjne, na krytykę tego co dzieje się w firmie ale zawsze połączoną z konstruktywnymi propozycjami polepszenia sytuacji. Najwyższe kierownictwo powinno pokazywać pracownikom jak ważna jest dbałość o relacje z kontrahentami, spełnienie nieekonomicznych potrzeb swoich kontrahentów czy też klientów. Oczywiście cena za produkt i usługę też jest ważna, bo pozwala uzyskać pieniądze na dalsze funkcjonie i rozwój przedsiębiorstwa, ale w obecnej dobie rozwoju rynkowego dla kontahentów i klientów ważne są również inne sprawy jak. np większa pewność, że współpraca z naszym przedsiębiorstwem nie przyniesie negatywnego rozgłosu. Kiedy nie ma zagrożenia, że w mediach logo firmy klienta znajdzie się przy okazji informacji, że w naszym zakładzie panują złe warunki bhp i jest duża wypadkowość przy pracy.
A więc jak się nie dać podczas audytu...
... oto kilka wskazówek
Kluczową sprawą jest ustalenie kto z naszych pracowników będzie pełnił rolę LIDERA dla prac przygotowaczych i podczas samego audytu. Ważne jest aby przedstawiciel najwyższego kierownictwa, formalnie umocował taką osobę.
Aby w ten sposób dać pracownikowi uprawnienia i wskazać innym pracownikom, że w tym konktretnym projekcie mają się podporządkować temu LIDEROWI.
Postarajmy się, aby czynności przygotowawczych do audytu nie rozpoczynać dzień przed audytem tylko o wiele wcześniej!
- deklaracja akceptacji wymagań kodeksu etycznego wraz z procedurami postępowania
- wykaz stanowisk pracy w zakładzie
- kopia listy wynagrodzeń z 12 miesięcy poprzedzających dzień audytu
- rejestry czasu pracy z 12 miesięcy poprzedzających dzień audytu
- wykaz substancji szkodliwych i niebezpiecznych stosowanych w zakładzie
- kopie raportów z innych aydytów etycznych i kontroli przeprowadzanych przez PIP lub SANEPID
- kopie wyników badań środowiskowych na stanowiskach pracy
- kopie pomiarów czynników szkodliwych na stanowiskach pracy
- teczki pracownicze
- instrukcje ppoż
- rejestr wypadków przy pracy
- dokumentacja związaną z wyborem/umocowaniem w zakładzie rad pracowniczych lub związków zawodowych
- rejestr posiadanych certyfikatów związanych ze systemami zarządzania jakością i standardami etycznymi
- polityka dziłań antykorupcyjnych
- dokumentacje na temat szkoleń dla pracowników z kodeksu/standardu etycznego
- rejestr podwykonawców z podaniem nazwy oraz danych teleadresowych
- dokumentacje potwierdzająca, że oferowana pracownikom woda do picia nadaje się do tego celu
- kopie pasków wynagrodzeń
- regulamin pracy
- regulamin wynagrodzeń
- kopia zasad kalkulacji stawki za pracę na akord (jeśli dotyczy zakładu)
- kopia zaświadczeń ze szkoleń z pierwszej pomocy
- instrukcje obsługi maszyn i urządzeń produkcyjnych i magazynowych
- dokumentacje i rejestry z przeglądów maszyn i urządzeń
- zaświadczenia odnośnie uprawnień pracowników zajmujących się serwisem instalacji elektrycznych
- schemat procesu produkcyjnego
Jeśli mamy wątpliwości odnośnie wymagań stawianych podczas
audytu przez audytora, to pytajmy wprost o tytuł aktu prawnego bądź o dokument,
w którym dane wymaganie jest opisane. Nie należy obawiać się takich pytań, bo
audytor to tylko człowiek, który może popełniać błędy.
Oferujemy wsparcie we wdrożeniu zasad standardów omawianych na portalu oraz CSR, szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników -
Pamiętajmy, że szkolenia pracowników z zasad standardów etycznych i przekazanie im jak ważne są to wartości dla firmy, procentuje podczas audytu lepszymi relacjami z audytorem i otwartością relacji.
Okresowo warto przeprowadzać wewnętrzne audyty, podczas których sprawdzamy np. czy pracownicy stosują środki ochrony indywidualnej im przypisane, czy nie zastawiono wyjść ewakuacyjnych itd. Aby taki audyt nie był zbytnio uciążliwy dla pracy organizacji, a zarazem przynosił najwięcej korzyści, powinno sie zawężać zakres jednorazowego audytu i zwiększać częstotliwość przeprowadzania. Pracownicy wiedzą wtedy, że liczy się systematyczność przestrzegania ustalonych reguł, a nie jednorazowe przygotowanie do zaplanowanego raz do roku audytu i liczenie po cichu, że jakoś to będzie. Krótki i jasny zakres audyut, prosty sposób przygotowania raportu poaudytowego to jeden z elementów powodzenia w funkcjonowaniu przyjętych w organizacji zasad.
Każdy audyt kończy się spotkaniem zamykającym, na którym audytor podsumowuje zarówno dobre praktyki jakie stwierdził podczas audytu, ale również wskazuje na niezgodności i potrzebę podjęcia działań korygujących. Już tylko niektóre standardy / kodeksy etyczne podają wynik audytu jako bieżących praktyk w zakładzie w odniesieniu do wymagań danego kodeksu etycznego.
Coraz częściej należy się jednak liczyć, iż wynik audytu podany będzie w sposób bardziej precyzyjny i definiujący czy zakład zaliczył audyt czy też wynik audytu jest negatywny i brak jest rekomendacji do współpracy. Jeśli jednak podczas audytu stwierdzono drastyczne niezgodności, które zagrażają zdrowiu i życiu pracowników, wtedy do kontrahenta zlecającego audyt należy podjęcie decyzji co dalej ze współpracą z takim dostawcą. Również w sytuacji kolejnego już audytu, jeśli ciągle powtarzają się niezgodności z poprzednich ocen, dostawca może być potraktowany bardziej rygorystycznie przez swojego kontrahenta.
